Başhakemler, yarışma ile ilgili düzenledikleri hakem raporlarını il ve yöre yarışmalarında İl Temsilcisine (iladi@tsf.org.tr) ve Merkez Hakem Kurulu'na (mhkrapor@tsf.org.tr adresine) e-posta ile gönderirler. Ulusal veya uluslararası düzeyde yapılan yarışmalarda ise hakem raporları, diğer evraklarla birlikte sadece Merkez Hakem Kuruluna gönderilir.

Ayrıca, UKD hesaplarına dahil turnuvalarda ukd@tsf.org.tr adresine turnuva paketi, Elo hesabına dahil turnuvalarda elo@tsf.org.tr adresine FIDE turnuva raporu gönderilir.

Merkez Hakem Kurulu'na (mhkrapor@tsf.org.tr) Gönderilecek Hakem Raporunda Yer Alması Gerekenler:

1. TSF Hakem Raporu Formu
2. Yarışma Yönergesi
3. Teknik Toplantı Tutanağı
4. Swiss-Manager (SM) Eşlendirme Programı Dosyaları
5. Hakem Norm Belgeleri (İmzalı)
6. Sporcu Norm Belgeleri (İmzalı)
7. FIDE Turnuva Raporu Formu-IT3 (Elo hesabına dahil turnuvalarda)
8. İtiraz Kurulu dokümanları ve başhakem tarafından gerekli görülen diğer tutanak ve dilekçeler
9. Tüm hakemlerle birlikte çekilen fotoğraf (Ulusal-uluslararası etkinliklerde, tüm hakemlerin yer aldığı fotoğraf, en az 1024*768 çözünürlükte)

• Swiss-Manager eşlendirme programı dosyasında sporcu bilgileri (lisans numarası, doğum tarihi, cinsiyeti) tam olarak girilmedir. Lisans numarası kısmında sporcunun T.C. kimlik numarası yer almalıdır.
• Swiss-Manager turnuva verisinde görev alan tüm hakemlerin isimleri yer almalıdır.
• Belgeler; PDF, JPG, Excel veya Word formatında olmalıdır.
• Tüm dokümanlar sıkıştırılarak (zip, rar, 7z) tek dosya olarak gönderilmelidir. (Örnek: ankara_2017-2018_kucukler_hakem_raporu.zip)
• Sıkıştırılmış dosya e-postaya eklenmeli, bulut hizmeti kullanılmamalıdır.  Ekin toplam boyutu en fazla 2-3 MB olmalıdır. 

• E-postanızın konu kısmı "Hakem Raporu: " / "Gözlemci Raporu:" ile başlamalı ardından "İl" ve "Turnuva Adı" gelmelidir. (Örnek: Hakem Raporu: Ankara 2017-2018 Küçükler İl Birinciliği)
• Raporlar gönderilirken Hotmail ya da Outlook yerine diğer sağlayıcıların e-posta adreslerinin kullanılması tercih edilmelidir.

Örnek E-posta:

UKD Bilgi Sistemine (ukd@tsf.org.tr) Gönderilecek Turnuva Paketinde Yer Alması Gerekenler:

1. Yarışma Yönergesi
2. Swiss-Manager Eşlendirme Programı Dosyaları

 UKD Bilgi Sistemine turnuva gönderim prosedürü için tıklayınız.

Elo Hesabına (elo@tsf.org.tr) Gönderilecek FIDE Turnuva Raporunda Yer Alması Gerekenler:

1. Yarışma Yönergesi
2. Swiss-Manager Eşlendirme Programı Dosyaları
3. FIDE Turnuva Raporu Formu (IT-3)
4. FIDE Katkı Payı Dekontu