İşbu belge, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında Türkiye Satranç Federasyonu (“Federasyon” veya “TSF”) tarafından sporcuların kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin aydınlatmanın yapılması ve açık rıza gerektiren veri işleme faaliyetleri bakımından ilgili kişinin tercihinin ayrıca alınması amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma Metni ile Açık Rıza Beyanı, aynı belge içerisinde bulunmakla birlikte aşağıda ayrı başlıklar altında düzenlenmiş ve birbirinden bağımsız beyan alanlarına bağlanmıştır.

A. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

Kanun uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Türkiye Satranç Federasyonu tarafından, Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen ilkelere uygun olarak işlenebilecektir. Federasyonun güncel adres ve iletişim bilgileri resmî internet sitesinde ilan edilen bilgilerdir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Türkiye Satranç Federasyonu Başkanlığı tarafından, Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen ilkelere uygun olarak işlenebilecektir.

• Türkiye Satranç Federasyonu Başkanlığı’nın Açık Adresi: Mürsel Uluç Mahallesi, 931. Cadde No:14, Çankaya/ANKARA
• Telefon: +90 312 309 75 94
• E-posta: Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

2. İşlenebilecek Kişisel Veri Kategorileri

• Kimlik verileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, yabancı sporcular bakımından pasaport/yabancı kimlik bilgileri, doğum tarihi ve yeri, cinsiyet, uyruk ve gerektiğinde kimlik belgesinde yer alan diğer bilgiler.
• İletişim verileri: Adres, telefon numarası, e-posta adresi ve iletişim için bildirilen diğer bilgiler.
• Sporcu ve lisans/vize verileri: Sporcu sicil ve lisans numarası, kulüp bilgisi, lisans/vize başlangıç ve geçerlilik bilgileri, transfer bilgileri, kategori, yaş grubu, unvan, UKD/ELO ve benzeri derecelendirme bilgileri.
• Turnuva ve sportif faaliyet verileri: Başvuru, katılım, eşlendirme, masa/renk bilgileri, sonuçlar, puanlar, sıralamalar, dereceler, ödüller, milli takım/kafile seçimi ve sportif performansa ilişkin kayıtlar.
• Görsel ve işitsel veriler: Fotoğraf, video, görüntü, ses kaydı, canlı yayın ve etkinlik kayıtları.
• Finansal veriler: Ödeme, ücret, ödül, harcırah, masraf, banka/IBAN ve muhasebe işlemleri için gerekli bilgiler.
• Seyahat ve organizasyon verileri: Pasaport, vize, ulaşım, konaklama, rezervasyon, kafile ve organizasyon bilgileri.
• Hukuki işlem ve uyum verileri: İtiraz, disiplin, hak mahrumiyeti, şikâyet, başvuru, uyuşmazlık ve hukuki süreçlere ilişkin kayıtlar.
• Özel nitelikli kişisel veriler: Yalnızca ilgili faaliyetin ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde sağlık verileri, engellilik/erişilebilirlik ihtiyacı ve Kanun’un 6’ncı maddesi kapsamında özel nitelikli sayılan diğer veriler.
• İşlem güvenliği ve teknik kayıtlar: Federasyonun elektronik sistemlerinin kullanılması halinde kullanıcı/ işlem kayıtları, IP ve erişim kayıtları ile bilgi güvenliği için gerekli teknik kayıtlar.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Sporcu lisans, vize, tescil, transfer, sicil ve kayıt işlemlerinin yürütülmesi ve güncel tutulması
• Ulusal ve uluslararası satranç turnuvaları, ligler, şampiyonalar, kamplar, eğitimler ve diğer sportif faaliyetlerin planlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması
• Eşlendirme, derecelendirme, UKD/ELO, unvan, sıralama, başarı ve sportif performans kayıtlarının oluşturulması ve yönetilmesi
• Milli takım, kafile ve temsil faaliyetlerinin yürütülmesi; seyahat, vize, ulaşım, konaklama ve akreditasyon işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• FIDE, ilgili uluslararası spor kuruluşları, Gençlik ve Spor Bakanlığı ve mevzuat gereği yetkili diğer kurum/kuruluşlarla yürütülmesi gereken işlemlerin gerçekleştirilmesi
• Ödül, harcırah, ödeme, muhasebe, mali ve idari süreçlerin yürütülmesi
• Sporcu güvenliği, organizasyon güvenliği, disiplin, etik, itiraz, denetim ve hukuki süreçlerin yürütülmesi
• Sporculara; Federasyon faaliyetleri, turnuvalar, etkinlikler, sportif süreçler ve sonuçlara ilişkin duyuru ve bilgilendirmelerin elektronik posta, kısa mesaj (SMS) ve benzeri elektronik iletişim kanalları aracılığıyla iletilmesi
• Federasyon hizmetlerinin ve faaliyetlerinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi amacıyla memnuniyet araştırmaları, anketler, kamuoyu araştırmalarının yürütülmesi ve gerektiğinde bu çalışmaların Federasyon adına hareket eden hizmet sağlayıcıları (veri işleyenler) aracılığıyla gerçekleştirilmesi
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun taleplerinin karşılanması
• Federasyonun haklarının tesisi, kullanılması ve korunması ile uyuşmazlıkların yönetilmesi
• Federasyon faaliyetlerinin kurumsal hafızasının ve mevzuata uygun arşiv kayıtlarının oluşturulması
• Açık Rıza Beyanında ayrıca tercih edilmesi halinde, Federasyon faaliyetlerinin duyurulması, tanıtılması ve kamuoyuyla paylaşılması amacıyla fotoğraf, görüntü ve ses kayıtlarının kullanılması.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; lisans/vize ve sporcu kayıt sistemleri, elektronik başvuru sistemleri, internet sitesi, e-posta, fiziki veya elektronik formlar, turnuva kayıt ve eşlendirme sistemleri, kulüpler, il temsilcilikleri, hakemler ve organizasyon görevlileri, ilgili kamu kurumları, FIDE ve ilgili ulusal/uluslararası spor kuruluşları ile Federasyon faaliyetleri sırasında yazılı, sözlü, görsel veya elektronik yöntemlerle tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilebilir.

Veriler, somut veri işleme faaliyetine göre Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan kanunlarda açıkça öngörülme, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olma, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Federasyonun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması şartlarından uygun olanına; özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise Kanun’un 6’ncı maddesinde düzenlenen şartlardan uygun olanına dayanılarak işlenir. Yalnızca açık rızaya dayanılması gereken faaliyetler bakımından açık rıza ayrıca alınır.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerektirdiği ölçüde ve Kanun’un 8’inci maddesindeki şartlara uygun olarak; Gençlik ve Spor Bakanlığı ve bağlı/ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına, yetkili adli ve idari mercilere, spor kulüplerine, il temsilciliklerine, turnuva ve organizasyon görevlilerine, hakemlere, Federasyonun hizmet aldığı bilgi teknolojileri, barındırma, yazılım, seyahat, ulaşım, konaklama, mali müşavirlik, hukuk, araştırma, anket ve benzeri hizmet sağlayıcılarına ve işin niteliği gereği veri aktarılması gereken diğer yetkili kişi ve kuruluşlara aktarılabilir.

Uluslararası satranç faaliyetleri kapsamında gerekli olması halinde kişisel veriler; FIDE’ye, yabancı ülke satranç federasyonlarına, uluslararası turnuva/organizasyon yetkililerine ve yurt dışındaki ilgili hizmet sağlayıcılara, Kanun’un 9’uncu maddesinde öngörülen yurt dışına aktarım şartlarından uygun olanının bulunması ve gerekli hukuki, idari ve teknik güvencelerin sağlanması kaydıyla aktarılabilir.

6. Saklama ve İmha

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Saklama sebebinin ortadan kalkması halinde veriler, Kanun’un 7’nci maddesi ile Federasyonun uygulanabilir saklama ve imha prosedürlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Hukuki uyuşmazlık, denetim veya yetkili makam talebi bulunması halinde ilgili kayıtlar hukuken gerekli süre boyunca muhafaza edilebilir.

7. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru

Kanun’un 11’inci maddesi kapsamındaki haklarınızı veri sorumlusu Türkiye Satranç Federasyonuna, Kanun’un 13’üncü maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Federasyonun resmî internet sitesinde ilan edilen güncel başvuru kanalları üzerinden iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlde mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.

B. FOTOĞRAF, GÖRÜNTÜ VE SES KAYITLARININ İŞLENMESİNE İLİŞKİN AÇIK RIZA BEYANI

Bu bölüm, yukarıdaki Aydınlatma Metninden bağımsız bir açık rıza beyanıdır. Açık rıza verilmemesi, mevzuat veya sportif faaliyetin zorunlu gereği olmayan tanıtım/yayın amaçlı işlemler bakımından sporcu lisans/vize işlemlerinin veya sportif faaliyete katılımın reddedilmesi sonucunu doğurmaz.

1. Rızanın Kapsamı

Türkiye Satranç Federasyonu tarafından düzenlenen, desteklenen, iştirak edilen veya Federasyonun sporcu/kafile gönderdiği Türkiye şampiyonaları, ligler, turnuvalar, milli takım faaliyetleri, kamplar, eğitimler, seminerler, ödül törenleri, açılış ve kapanış törenleri, basın toplantıları, tanıtım faaliyetleri ve benzeri sportif/kurumsal etkinlikler sırasında fotoğrafımın çekilmesine; görüntü ve sesimin video, ses kaydı, röportaj veya canlı yayın yoluyla kaydedilmesine; bu kayıtların seçilmesine, düzenlenmesine, çoğaltılmasına, arşivlenmesine ve aşağıda belirtilen amaç ve mecralarda kullanılmasına izin verip vermediğimi beyan ederim.

2. Kullanım Amaçları ve Mecraları

• Federasyon faaliyetlerinin, turnuvaların, başarıların ve sportif organizasyonların kamuoyuna duyurulması ve tanıtılması
• TSF’nin resmî internet sitesi ve Federasyon tarafından yönetilen resmî sosyal medya hesaplarında paylaşım
• Federasyonun basılı veya dijital yayınları, faaliyet raporları, bültenleri, afişleri, duyuruları ve kurumsal tanıtım materyalleri
• Canlı veya banttan yayınlar, turnuva yayınları, röportajlar, haber içerikleri, tanıtım ve etkinlik videoları
• Federasyonun sportif ve kurumsal tarihine ilişkin arşiv ve kurumsal hafıza faaliyetleri

Bu kapsamda verilerin üçüncü kişilere aktarılması veya yurt dışına aktarılması söz konusu olduğunda Kanun’un 8’inci ve 9’uncu maddelerindeki şartlara uyulur. Sosyal medya ve benzeri yurt dışı merkezli platformlarda paylaşım yapılması, somut platform ve aktarım mekanizması bakımından Kanun’un 9’uncu maddesine uygun bir yurt dışı aktarım şartının sağlanması kaydıyla gerçekleştirilir.